Politique de confidentialité

La présente politique a pour objet d'expliquer en toute transparence aux personnes concernées la manière dont leurs données sont traitées ainsi que de les informer quant aux mesures prises pour en préserver la confidentialité et la sécurité.

Nous vous informons que cette politique peut être modifiée à tout moment. Il est ainsi conseillé de la consulter régulièrement.

1. Le responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées et traitées est la SRL CORE REBORN, qui exploite le club sous la marque CORE, ci-après « Nous, nos, notre ».

Nous sommes établis Chaussée de Marche 636, 5100 Naninne (Namur), Belgique. Notre numéro d'entreprise (BCE) est le 1039.891.666.

Vous pouvez contacter notre référent à la protection des données en lui écrivant à l'adresse suivante : SRL CORE REBORN, Chaussée de Marche 636, 5100 Naninne, ou en lui envoyant un e-mail à info@core-reborn.be.

En tant que responsable du traitement, nous devons respecter plusieurs obligations comme, par exemple : garantir vos droits, vous notifier les éventuelles failles de sécurité, tenir un registre des traitements.

2. Quelles sont les données que nous traitons ?

Seules les données adéquates, pertinentes et limitées à la finalité du traitement peuvent être traitées. Les modalités de collecte et les données traitées peuvent varier en fonction des finalités du traitement. Elles sont reprises dans le tableau ci-après.

Finalité et données collectées	Modalités de la collecte
La gestion des demandes d'information, des séances d'essai et des relations avec les personnes intéressées par nos services. données d'identification (nom, prénom et, le cas échéant, date de naissance) coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale) objet de la demande, centres d'intérêt, date de la séance d'essai et contenu du message pour l'essai d'un enfant : prénom et âge de l'enfant date et preuve de votre accord lorsqu'il est demandé	formulaire de contact et demande de rappel de notre site formulaire de réservation d'une séance d'essai e-mails que vous nous adressez, appels téléphoniques, accueil du club
La gestion des membres : inscription, contrat, abonnement et options, gel, résiliation et espace membre en ligne. données d'identification (nom, prénom, genre, date de naissance) coordonnées (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone) et personne à prévenir en cas d'urgence données du contrat (formule, tarif, dates, statut, demandes de gel ou de résiliation et leur motif) signature électronique et ses éléments de preuve (date, adresse IP, navigateur) photo de profil et, le cas échéant, justificatif de statut (carte d'étudiant) pour les mineurs : identité de l'enfant, ainsi que l'identité, le lien de parenté et la signature du représentant légal échanges que nous avons avec vous	formulaire d'inscription, en ligne ou au club espace membre en ligne échanges par e-mail, par téléphone ou à l'accueil
La gestion des paiements, de la facturation, de la comptabilité et du recouvrement. IBAN et mandat de domiciliation SEPA échéances, montants et statut des paiements factures et notes de crédit identifiants techniques attribués par notre prestataire de paiement	formulaire de domiciliation paiements en ligne ou à la borne du club, via notre prestataire de paiement extraits bancaires
Le contrôle d'accès au club et la sécurité de nos installations et de notre plateforme. code QR personnel et appareil qui y est associé historique des entrées (date et heure) codes de connexion à usage unique journaux techniques (adresse IP, navigateur, actions réalisées)	scan du code QR à l'entrée connexion à l'espace membre collecte automatique par nos systèmes
La vérification de l'assurance sportive et de l'aptitude à la pratique des sports de combat. preuve d'assurance sportive (document, date de validité, statut) attestation médicale d'aptitude, lorsqu'elle est demandée	dépôt dans l'espace membre remise à l'accueil
Le suivi sportif : objectifs, mesures corporelles, évaluations et progression. objectifs et niveau de pratique mesures corporelles que vous encodez ou que nous relevons (taille, poids, masse grasse, masse musculaire) évaluations, grades et résultats en compétition fréquentation du club	saisie par vous dans l'espace membre mesures et évaluations réalisées au club par nos coachs
L'accompagnement de la Méthode CORE : Bilan AURA, programme personnalisé et suivi médico-sportif. réponses au questionnaire de mode de vie (sommeil, stress, alimentation, disponibilité) composition corporelle, posture et résultats de tests physiques résultats d'analyses sanguines et documents que vous nous transmettez évaluation psychologique antécédents, restrictions et orientations du médecin programmes et résultats du suivi preuve de votre consentement	questionnaire en ligne tests et mesures réalisés au club documents transmis par vous saisie par le coach et par le médecin
La communication avec nos membres et la promotion de nos services : informations pratiques, lettres d'information, offres, invitations, enquêtes de satisfaction, avis et témoignages. nom, prénom et adresse e-mail historique des envois, ouvertures, clics et désinscriptions réponses aux enquêtes et avis photos, vidéos et témoignages publiés avec votre accord	e-mails envoyés depuis notre plateforme enquêtes en ligne prises de vue au club
La mesure d'audience de nos sites et la mesure de l'efficacité de nos publicités. pages consultées, durée de visite, type d'appareil, site de provenance avec votre accord : cookies et traceurs publicitaires, et données de conversion transmises sous forme hachée à nos partenaires publicitaires	cookies et traceurs mesure d'audience interne, sans cookie
La gestion des commandes et des réservations : Coffee CORE, repas, stages et événements. nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone contenu de la commande ou de la réservation pour les stages : prénom, nom et âge des enfants remarques que vous nous communiquez, par exemple une allergie	formulaires de commande et de réservation en ligne borne et accueil du club
La gestion des réclamations et des litiges. données d'identification et coordonnées données du contrat et des paiements échanges et pièces utiles au dossier	données déjà collectées pour les autres finalités échanges avec vous

Données de santé et mineurs. Pour les personnes qui suivent la Méthode CORE, nous traitons des données de santé, qui sont une catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD : par exemple la composition corporelle, les résultats de tests physiques, les résultats d'analyses sanguines, les antécédents et restrictions médicales, les orientations du médecin ou l'attestation médicale d'aptitude aux sports de combat. Nous ne le faisons qu'avec leur consentement explicite, recueilli avant toute collecte et retirable à tout moment. Les données des mineurs nous sont communiquées par leur représentant légal, qui signe l'inscription.

3. Comment justifions-nous vos traitements ?

Le traitement des données personnelles comprend toute opération possible sur ces données, telles que par exemple leur collecte, leur enregistrement, leur utilisation ou leur conservation. Tout traitement de données doit nécessairement reposer sur une base juridique déterminée par le RGPD. Le tableau ci-après reprend la finalité de chaque traitement et le fondement juridique qui le justifie.

Finalité	Fondement juridique
La gestion des demandes d'information, des séances d'essai et des relations avec les personnes intéressées par nos services.	Mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b) RGPD) et notre intérêt légitime à répondre à vos demandes et à en assurer le suivi (article 6.1.f) RGPD).
La gestion des membres : inscription, contrat, abonnement et options, gel, résiliation et espace membre en ligne.	L'exécution du contrat conclu avec le client (article 6.1.b) RGPD).
La gestion des paiements, de la facturation, de la comptabilité et du recouvrement.	L'exécution du contrat (article 6.1.b) RGPD), nos obligations légales comptables et fiscales (article 6.1.c) RGPD) et, pour le recouvrement, notre intérêt légitime (article 6.1.f) RGPD).
Le contrôle d'accès au club et la sécurité de nos installations et de notre plateforme.	L'exécution du contrat, l'accès étant personnel et nominatif (article 6.1.b) RGPD), et notre intérêt légitime à assurer la sécurité et à prévenir la fraude (article 6.1.f) RGPD).
La vérification de l'assurance sportive et de l'aptitude à la pratique des sports de combat.	L'exécution du contrat et notre intérêt légitime à garantir la sécurité de la pratique (articles 6.1.b) et 6.1.f) RGPD). Pour l'attestation médicale : votre consentement explicite (article 9.2.a) RGPD).
Le suivi sportif : objectifs, mesures corporelles, évaluations et progression.	Votre consentement (article 6.1.a) RGPD) et, pour les mesures qui relèvent de la santé, votre consentement explicite (article 9.2.a) RGPD).
L'accompagnement de la Méthode CORE : Bilan AURA, programme personnalisé et suivi médico-sportif.	Votre consentement explicite (articles 6.1.a) et 9.2.a) RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.
La communication avec nos membres et la promotion de nos services : informations pratiques, lettres d'information, offres, invitations, enquêtes de satisfaction, avis et témoignages.	Notre intérêt légitime à informer nos membres sur des services analogues, avec un droit d'opposition à chaque envoi (article 6.1.f) RGPD). Votre consentement pour la prospection auprès des non-membres, pour les images et pour les témoignages (article 6.1.a) RGPD).
La mesure d'audience de nos sites et la mesure de l'efficacité de nos publicités.	Votre consentement pour les cookies et traceurs non essentiels (article 6.1.a) RGPD). Notre intérêt légitime pour la mesure d'audience anonyme (article 6.1.f) RGPD).
La gestion des commandes et des réservations : Coffee CORE, repas, stages et événements.	L'exécution du contrat (article 6.1.b) RGPD). Les remarques de santé sont communiquées volontairement et traitées avec votre consentement explicite (article 9.2.a) RGPD).
La gestion des réclamations et des litiges.	Notre intérêt légitime à défendre nos droits (article 6.1.f) RGPD).

Intelligence artificielle et décisions automatisées. Certains programmes et certaines analyses sont préparés avec l'aide d'outils d'intelligence artificielle. Aucun n'est appliqué sans validation humaine : le bilan est validé par le médecin et le programme par le coach. Vous ne faites donc l'objet d'aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques à votre égard.

4. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données ne peuvent être conservées plus longtemps que nécessaire. Les durées de conservation sont fixées comme suit.

Finalité	Durée de conservation
La gestion des demandes d'information, des séances d'essai et des relations avec les personnes intéressées par nos services.	1 an après le dernier contact.
La gestion des membres : inscription, contrat, abonnement et options, gel, résiliation et espace membre en ligne.	Durée du contrat, puis 3 ans. Le contrat et la preuve de signature sont conservés 10 ans.
La gestion des paiements, de la facturation, de la comptabilité et du recouvrement.	10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné.
Le contrôle d'accès au club et la sécurité de nos installations et de notre plateforme.	12 mois.
La vérification de l'assurance sportive et de l'aptitude à la pratique des sports de combat.	Durée de l'abonnement, puis suppression dans les 12 mois.
Le suivi sportif : objectifs, mesures corporelles, évaluations et progression.	Durée de l'abonnement, puis suppression dans les 12 mois.
L'accompagnement de la Méthode CORE : Bilan AURA, programme personnalisé et suivi médico-sportif.	Durée de l'accompagnement, puis 12 mois. La preuve du consentement est conservée 5 ans après la fin de l'accompagnement.
La communication avec nos membres et la promotion de nos services : informations pratiques, lettres d'information, offres, invitations, enquêtes de satisfaction, avis et témoignages.	Jusqu'à votre désinscription ou au retrait de votre consentement, et au plus tard 3 ans après le dernier contact.
La mesure d'audience de nos sites et la mesure de l'efficacité de nos publicités.	13 mois au maximum.
La gestion des commandes et des réservations : Coffee CORE, repas, stages et événements.	1 an après la commande ou l'événement. Les pièces comptables sont conservées 10 ans.
La gestion des réclamations et des litiges.	Durée de la procédure, puis jusqu'à l'expiration des délais de prescription.

5. Vos données sont-elles communiquées ?

Nous partageons vos données dans le cadre de nos activités avec notre personnel ou avec nos fournisseurs ou sous-traitants dûment habilités. À titre d'exemple, nous sommes amenés à communiquer vos données à notre comptable, à notre fournisseur de service de courriels, à la poste, etc.

Nos principaux sous-traitants interviennent pour l'hébergement de la base de données (Supabase, Union européenne), l'hébergement de nos applications (Vercel), les paiements (Mollie, Pays-Bas), l'envoi et la réception des e-mails (Resend, Hostinger, Microsoft 365), l'assistance par intelligence artificielle (Anthropic, Mistral AI) et, avec votre accord, la mesure publicitaire (Meta, Google). Le médecin qui encadre la Méthode CORE accède aux données de santé nécessaires à votre suivi, sous sa propre responsabilité professionnelle.

Nous communiquons vos données aux autorités de contrôle, tribunaux et organismes gouvernementaux lorsqu'une obligation légale, la réglementation ou une procédure judiciaire nous l'impose. Nous sommes également susceptibles de transmettre vos données de bonne foi lorsque cette action est requise pour nous conformer à la loi ou à la réglementation en vigueur, ou pour protéger et défendre nos droits ou ceux des autres usagers de nos services.

En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité. Nous tenons une liste de nos sous-traitants ; pour des raisons de sécurité, elle n'est communiquée qu'à première demande, dans les meilleurs délais, à l'adresse info@core-reborn.be.

6. Vos données sont-elles transférées vers l'étranger ?

Certaines de vos données sont transférées au sein de l'Union européenne. Au sein de cet espace, les données à caractère personnel bénéficient du même niveau de protection qu'en Belgique.

Certains de nos prestataires sont établis aux États-Unis ou sont susceptibles d'y traiter des données : hébergement de nos applications, envoi d'e-mails, assistance par intelligence artificielle et, avec votre accord, outils publicitaires. Pour l'assistance par intelligence artificielle, les identifiants directs (nom, prénom, adresse e-mail) sont retirés avant l'envoi chaque fois que c'est possible. Ces transferts ne sont autorisés que si :

la Commission européenne a rendu une décision d'adéquation accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne ; les données sont alors transférées sur ce fondement ;
des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, telles que les clauses contractuelles types de la Commission, des règles d'entreprise contraignantes approuvées, un code de conduite approuvé ou votre consentement.

7. Quels sont vos droits ?

Vous bénéficiez de droits en votre qualité de personne concernée par le traitement :

le droit d'accès à vos données, en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;
le droit d'obtenir une copie des données traitées ;
le droit de rectifier les données traitées si elles sont incorrectes, incomplètes ou non pertinentes ;
le droit à l'oubli, c'est-à-dire le droit de nous demander d'effacer vos données si elles ne sont plus nécessaires au traitement ou si vous retirez votre consentement ;
le droit à la portabilité, c'est-à-dire le droit de demander le transfert ou le partage de vos données.

Vous avez par ailleurs le droit de vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime, et le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement se fonde sur celui-ci.

Vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données :

si vous contestez leur exactitude, ou dans l'attente de l'évaluation des intérêts en présence avant l'exercice de votre droit d'opposition ;
si leur traitement est illégitime mais que vous ne souhaitez pas exercer votre droit à l'effacement ;
si nous n'en avons plus besoin mais que vous en avez besoin dans le cadre d'une action en justice.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse info@core-reborn.be. Ces droits ne sont pas absolus : si une obligation légale ne nous permet pas d'y donner suite, nous vous en tiendrons informés.

8. Où pouvez-vous porter plainte ?

Pour toute information sur vos droits, contactez-nous par e-mail à info@core-reborn.be ou par courrier à SRL CORE REBORN, Chaussée de Marche 636, 5100 Naninne. Vous pouvez toujours vous adresser à notre référent à la protection des données.

Nous donnons suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit sa réception. Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous avertissons alors de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande. En toutes circonstances, nous tenons compte des droits et libertés des autres personnes.

Vous pouvez néanmoins toujours déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données :

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Téléphone : +32 (0)2 274 48 00 · Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be
Site : www.autoriteprotectiondonnees.be (rubrique « Introduire une plainte »)

Vous pouvez également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de votre domicile.

9. Sécurité des données

Nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger vos données à caractère personnel contre toute modification ou perte accidentelle ou illicite, et contre toute utilisation, divulgation ou accès non autorisé. Nous appliquons les principes de protection de la vie privée dès la conception (« privacy by design ») et par défaut (« privacy by default »).

La SRL CORE REBORN s'engage à fournir, à première demande, une liste détaillée des mesures de sécurité mises en place pour protéger les données personnelles traitées.

10. Cookies

Nos sites utilisent des cookies. Un bandeau vous demande votre accord à votre première visite : les cookies et traceurs publicitaires (pixel Meta, Google Tag Manager) ne sont déposés qu'après votre acceptation, et la mesure d'audience interne fonctionne sans cookie. Refuser est aussi simple qu'accepter et ne change rien à votre visite. Votre choix est conservé six mois, puis nous vous le redemandons. Vous pouvez le modifier à tout moment grâce au lien « Gérer les cookies » en bas des pages du site, ou au bouton du même nom sur la page Politique de confidentialité de l'espace membre ; si vous retirez votre accord, les cookies publicitaires déjà déposés sont effacés.

11. Droit applicable et juridiction compétente

La présente politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à son interprétation ou à son exécution est soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Namur.

12. Mise à jour de la présente politique

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique afin de tenir compte des évolutions législatives ou réglementaires ou de l'adapter à notre pratique. Nous vous invitons dès lors à la consulter régulièrement.

SRL CORE REBORN · BCE 1039.891.666 · Chaussée de Marche 636, 5100 Naninne, Belgique · info@core-reborn.be